Bases de datos con Excel

Bases de datos con Excel

Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que éste lleve a cabo las funciones de un sistema gestor de bases de datos, sino más bien a que podemos aprovechar la potencia de cálculo de la aplicación para procesar datos, que podemos escribir directamente o importar de bases de datos y aplicaciones externas.

Gracias a las facilidades de importación de datos externos que comentamos en el punto anterior de esta unidad didáctica, Excel tiene la posibilidad de recoger automáticamente el resultado de consultas a bases de datos, ficheros de texto, otras hojas de cálculo, etc., y realizar cálculos con los datos importados. Además dispone de un conjunto de funciones especiales de bases de datos y de la posibilidad de crear informes de tablas y gráficos dinámicos a partir de agregados de las tablas. Todo esto es lo que aprenderemos a utilizar en este apartado.

Representación de datos mediante tablas

Si hemos trabajado con algún sistema gestor de bases de datos, como por ejemplo Microsoft Access, sabremos que los datos se organizan en unas estructuras denominadas tablas (o relaciones) formadas por una serie de filas y columnas.

Excel aprovecha su característica innata de presentar los datos precisamente mediante filas y columnas para representar dichas tablas de forma natural. Podemos ver un ejemplo de tabla en Excel en la Figura 8.49.

En concreto se trata de una hipotética tabla con información sobre alumnos. Si nos fijamos veremos que los datos de la primera fila de la tabla son diferentes del resto. Esto es así porque se trata de los títulos de las columnas o campos de la tabla. El resto de filas representan los datos de cada uno de los alumnos que hemos registrado.

Cada columna representa un atributo o propiedad diferente de cada registro de alumno.

 

Fig. 8.49. Ejemplo de tabla en Excel.

Las funciones de bases de datos

Cuando en el Apartado 8.1 hablamos de las funciones predeterminadas que ofrece Excel, ya comentamos que había un grupo de 12 dedicadas al tratamiento de las bases de datos. También avanzamos el hecho de que todas ellas tienen tres argumentos y el significado de estos.

Capítulo 6:  Hojas de cálculo. Caso práctico 2 (primera parte)

Caso práctico 2

En este caso práctico utilizaremos las funciones de base de datos partiendo del ejemplo de tabla presentado en la Figura.

Se pide: Dada la tabla de la Figura 8.49, calcular el promedio de las alturas de los alumnos nacidos en el segundo semestre del año 1980, y la fecha de nacimiento del mayor alumno cuya altura esté comprendida entre los 165 y 180 cm. 8.49.

Solución: Para obtener los datos que se piden en el enunciado utilizaremos las siguientes funciones de bases de datos:

BDPROMEDIO(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el promedio de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

BDMIN(base_de_datos,campo,criterios): Devuelve el valor mínimo de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios.

En ambos casos, al igual que en todas las funciones de bases de datos los argumentos tienen el siguiente significado:

Base_de_datos. Es el rango de celdas que forma la tabla de la base de datos, incluyendo los títulos de los campos o columnas.

Campo. Es el nombre del campo sobre el cual se desea operar mediante la función. Este nombre debe ser uno de los existentes en la base de datos indicada en el primer argumento, y se coloca entre comillas (" "). También podemos utilizar un número que indicará la posición del campo en la tabla.

Criterios. Son condiciones sobre los datos de la tabla y se especifican mediante un rango de celdas en el que se deben incluir nombres de campos de la base de datos y la condición que deben cumplir los registros seleccionados.

Conocido esto veamos cómo se utilizan las funciones de nuestro ejemplo.

Empezaremos por la función que calcula el promedio. Antes que nada debemos establecer los criterios de selección.

Hemos de seleccionar los registros cuya fecha de nacimiento se encuentre comprendida entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 1 980 (segundo semestre del año). Para ello rellenaremos las celdas tal como muestra la Figura 8.50.

 

Fig. 8.50. Criterios de selección para la función promedio.

Ahora ya podemos introducir la función, por ejemplo en la celda C17. Tendrá el siguiente aspecto:

BDPROMEDIO(A2:E7; "ALTURA"; A9:C10), donde A2:E7 es el rango que contiene la tabla, "ALTURA" es el nombre del campo del cual hemos de calcular el promedio y A9:C10 es el rango de celdas que contiene los criterios de selección para la función.

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